Din octombrie 2022 Softline operează sub brandul Noventiq.

De cele mai multe ori, activitățile zilnice ocupă o parte importantă din timpul angajaților. Prin automatizarea sarcinilor administrative recurente, echipa dvs. poate depune mai mult efort în a fi productivă și în a susține obiectivele pe termen lung ale companiei. Sarcinile de administrare pot varia, dar automatizarea poate scădea întotdeauna volumul de muncă, simplificând totodată și procesele. Noi, la Softline, am experimentat și sarcini repetitive, cum ar fi sarcinile de organizare a webinariilor, însă, cu ajutorul Microsoft Power Platform, colegii noștri experți au transformat aceste sarcini într-un proces complet automatizat, sigur și fiabil.

Provocarea noastră: webinariile organizate manual

Organizarea și gestionarea webinariilor necesita nu doar supravegherea, ci și contribuția activă a unui coleg. La primirea unei înregistrări, colegul nostru trimitea un e-mail de confirmare cu toate detaliile, urmat de un e-mail de reamintire și, la finalul webinarului, încă un e-mail, toate acestea fiind trimise manual. De asemenea, trebuia sa existe cineva care sa  gestioneze și să exporte lista participanților manual și să  o distribuie catre restul echipei. În plus, era esențial să aibă un raport actualizat, pentru a monitoriza feedback-ul și pentru a înțelege rezultatele. Toți pașii, inclusiv stocarea datelor, e-mailurile, vizualizarea datelor, arhivarea au fost înlocuite cu un proces automatizat în doar o săptămână.

Soluția noastră: un proces automatizat pe măsura nevoilor  dumneavoastra, în doar o săptămână

După ce au înțeles provocarea, experții noștri au conceput o soluție, utilizând serviciile deja integrate în Microsoft 365, astfel încât să funcționeze perfect ca o echipă. SharePoint s-a dovedit a fi o soluție de stocare eficientă pentru a ține evidența formularelor de înregistrare, făcând totodată procesul de administrare mai ușor. Fluxurile Power Automate au asigurat automatizarea etapelor de colectare și de arhivare a datelor primite. Actualizările și toate informațiile necesare au fost partajate într-un grup special creat din Teams, e-mailurile nemaifiind necesare. Power BI a oferit analize de ultimă oră pentru fiecare participant, concentrându-se doar pe informațiile relevante cu posibilitatea de vizualizare a datelor.

Unul dintre cele mai atractive beneficii ale noului flux de lucru este vizualizarea datelor. Rezultatele în timp real și tablourile de bord automate stocate în cloud pot fi acum accesate oricând, de pe orice dispozitiv. Analizele profesionale au fost create și vizualizate în Teams, pe baza fluxului de seturi de date.

Abordare inteligentă, beneficii apreciate

Ca urmare a automatizării, volumul de lucru pentru înregistrarea unui webinar a scăzut cu aproximativ 80%.  Întregul proces a devenit mai rapid, abonații au primit confirmarea imediat după ce au depus cererea, chiar și în timpul weekendului. Mai mult, soluția nu a necesitat nicio licență suplimentară și întregul proces a fost inclus în Microsoft 365, eliminând orice probleme care deriva  din procesarea r și redirecționarea datelor.

Automatizarea poate fi adaptată la o anumită sarcină sau extinsă la întregul proces, aplicabilitatea sa fiind aproape nelimitată. Sistemul de rezervare a stațiilor de lucru într-un birou de tip open-space poate fi automatizat,la fel și colectarea feedback-ului angajaților.

Valoarea ta

Achiziționarea unei licențe Microsoft 365 înseamnă, de obicei, mult mai mult decât obținerea accesului la cele mai populare aplicații precum Outlook, Excel sau PowerPoint. Cu sprijinul experților noștri, puteți explora și utiliza cu încredere toate caracteristicile pe care le oferă. Vă ajutăm să valorificați la maximum de serviciile dvs. existente prin Power Platform. Contactați-ne, iar noi vă vom proiecta și optimiza procesele,  pentru a vă crește productivitatea și eficiența.