Din octombrie 2022 Softline operează sub brandul Noventiq.

Astăzi trebuie să putem colabora cu colegii, partenerii și clienții , indiferent de locul de unde lucrăm. Astfel, datele pe care le accesăm prin diverse servicii și dispozitive trebuie protejate corespunzător. Microsoft oferă diferite soluții pentru a ne păstra datele în siguranță: una dintre ele este folosirea etichetelor de confidențialitate. Această soluție ne permite să păstrăm fișierele sau e-mailurile în siguranță și să ne asigurăm că doar anumite persoane le pot accesa și pot întreprinde o acțiune specifică asupra lor. Etichetele de confidențialitate oferite de Microsoft Information Protection le permit utilizatorilor să clasifice documente, fișiere și e-mailuri, astfel încât datele să fie protejate indiferent de dispozitivul, aplicația sau serviciul de pe care sunt accesate, asigurându-se în același timp că productivitatea utilizatorilor și capacitatea lor de a colabora nu este afectată.

Ce sunt etichetele de confidențialitate

Etichetele de confidențialitate ajută la protejarea conținutului specific atunci când informațiile sunt partajate cu colegii din cadrul organizației sau din afara ei. Aceste etichete pot fi aplicate manual, de către utilizatori sau administratori sau automat, în funcție de conținut. Acestea permit utilizatorilor să clasifice documentele în conformitate cu etichete predefinite de organizație drept confidențiale sau extrem de confidențiale. Prin aplicarea acestora se stabilesc permisiunile pe care le au utilizatorii asupra acelui fișier.

Etichetele de confidențialitate asigură codificarea e-mailurilor și a documentelor pentru a împiedica accesul persoanelor neautorizate la date și permit aplicarea unei note de un subsol cu textul „Confidențial” în document. De exemplu, utilizatorii pot clasifica un fișier ca fiind „Personal”, pentru datele care nu sunt legate de activitatea profesională, sau „Public”, dacă include date profesionale care au fost pregătite special pentru a fi consultate în mod public. De asemenea, utilizatorii pot adăuga filigrane, anteturi sau note de subsol personalizate, care indică nivelul definit de confidențialitate sau care pot activa protecția aplicațiilor cloud sau a punctelor finale, de exemplu, pentru a împiedica astfel copierea conținutului pe Dropbox, Gmail sau o unitate USB. Etichetele de confidențialitate protejează, de asemenea, conținutul din aplicațiile Office de pe diferite platforme și dispozitive și protejează containerele de aplicații care includ site-urile Teams, Microsoft 365 Groups și SharePoint.

Etichetele de confidențialitate nu numai că protejează datele, ci ajută și la monitorizarea ciclului de viață al documentelor protejate. Administratorii, cu ajutorul instrumentelor de audit, pot vedea cine a deschis documentul și cu cine a fost partajat, pot configura notificări și pot decide să anuleze sau să modifice permisiunile asupra unui document atunci când acesta este partajat cu o altă persoană.

Etichetele de confidențialitate se pot personaliza în funcție de nevoile organizației. Se pot crea ranguri de protecție pentru diferite niveluri de confidențialitate a datelor organizației. Platforma de protecție a informațiilor este deschisă pentru aplicații și servicii furnizate de terțe părți, deoarece eticheta este stocată în text simplu în metadatele pentru fișiere și e-mailuri. Deoarece eticheta este stocată în metadatele pentru fișiere și e-mailuri, aceasta însoțește conținutul, indiferent de locul unde acesta este salvat sau stocat. Identificarea unică a etichetei devine baza pentru aplicarea și consolidarea politicilor pe care le configurați.

Politica privind confidențialitatea

După crearea etichetelor de confidențialitate, trebuie să creăm și să partajăm politica referitoare la etichete în cadrul organizației. Se pot aplica etichete pe documente Office și e-mailuri și pe alte elemente care acceptă etichete de confidențialitate. Putem alege utilizatorii și grupurile cărora li se permite să utilizeze etichetele. Etichetele pot fi publicate pentru un anumit utilizator sau grup de securitate activat prin e-mail, grup de distribuție sau grup Microsoft 365 în Azure AD. Eticheta implicită poate fi aplicată tuturor documentelor și e-mailurilor noi, create de utilizatorii și grupurile incluse în politica referitoare la etichete. 

Soluția oferă posibilitatea de a solicita un motiv pentru schimbarea unei etichete dacă un utilizator încearcă să elimine o etichetă sau să o înlocuiască cu o etichetă care are un număr de ordine inferior. De asemenea, putem solicita utilizatorilor să aplice o etichetă cu o opțiune pentru e-mail și documente, și o alta pentru containerele de aplicații. Cunoscute și sub denumirea de etichete obligatorii, aceste opțiuni asigură aplicarea unei etichete înainte ca utilizatorii să poată salva documentele, să trimită e-mailuri și să creeze grupuri sau site-uri noi. Pentru a vă asigura că utilizatorii știu ce etichete de confidențialitate să utilizeze și cum ar trebui să le utilizeze, vă trimitem un link către o pagină de asistență personalizată care apare în partea de jos a meniului Etichete de confidențialitate din aplicațiile Office.

Implementați etichetele de confidențialitate și asigurați-vă că fișierele și e-mailurile organizației dvs. sunt în siguranță de pe orice dispozitiv de pe care sunt accesate. Adresați-vă profesioniștilor noștri IT Softline pentru consultanță. Veți beneficia de experiența vastă a acestora în construirea unei structuri de etichetare și implementarea soluțiilor de etichete de confidențialitate la nivel de organizație.